Jedes Objekt (egal ob Aktenordner, Register oder Dokument) ist in enaio® recherchierbar.
Hierbei stehen alle Felder, die zur Anlage von Objekten verwendet werden, auch zur Suche zur Verfügung.
Folgende Platzhalter bzw. Wildcards können in enaio® verwendet werden:
Sternsuche
Der * dient als Platzhalter bei Abfragen, wenn der Suchbegriff nicht genau bekannt ist oder aber zu lang ist (Bsp. *Kinder*) => Das Ergebnis wären alle Aktenordner, die an irgendeiner Stelle des Suchfeldes den Begriff „Kinder“ stehen haben.
Phantomsuche
Das Fragezeichen (?) dient als einzelner Platzhalter, wenn beispielsweise bestimmte Buchstaben oder Zahlen eines Worts nicht bekannt sind. So könnte man z. B. nach RFC’s suchen, die eine dreistellige Nummer haben und mit 9 beginnen: RFC-9??
Vorgehen bei einer Suchanfrage in Navigation/Objektsuche
Bei einer Suchanfrage müssen Sie doppelt auf das gewünschte Symbol klicken.
Nach leeren Feldern suchen
Sie können nach leeren Feldern suchen, in dem Sie in das entsprechende Textfeld den Spezialwert #NULL# eintragen. Mit den Ungleich-Operatoren <> bzw. != können Sie den Wert umkehren. Tragen Sie <>#NULL# in ein Textfeld ein, werden genau die Objekte gefunden, bei denen dieses Feld nicht leer ist, also Daten enthält.
Beispiel: Sie haben in einem Kundenordner eine Reihe von Rechnungen abgelegt, aber noch keine Kreditorennummer auf der Indexdatenmaske eingegeben, da Sie diese noch nicht hatten. Suchen Sie nun nach dem Kunden (= in diesem Fall der Kreditor auf der Maske) und tragen Sie im Feld Kreditorennummer #NULL# ein, so erhalten Sie alle Eingangsrechnungen, bei denen diese Info noch fehlt.
Datumsfeldfunktionen
Sie können für die Eingabe von Datumsfeldern die gängigen Operatoren (<,>,<=, >=) nutzen.
Darüber hinaus können Sie ein Datum auch als Kurzform, also nur den Monat (MM) und die Jahreszahl (JJJJ), getrennt durch einen Punkt, suchen. Dadurch werden Ihnen alle Objekte aus diesem Monat und Jahr in der Trefferliste angezeigt.
Tragen Sie nur eine vierstellige Zahl ein, wird diese als Jahreszahl interpretiert.
Beispiel: Sie suchen allen Dokumenten, die nach Juni 2022 erstellt wurden: ">06.2022".
Wenn Sie zwei durch einen Bindestrich getrennte Werte eingeben, sucht das System nach Objekten, die in diesem Zeitraum liegen.
Beispiel: Sie suchen allen Dokumenten, die zwischen Juni 2022 und September 2022 erstellt wurden: "06.2022-09.2022".
2.1.1 Ordnersuche/Aktensuche
Um z.B. eine Anfrage auf Aktenordner zu starten, doppelklicken Sie auf Akte in der Navigation oder Objektsuche:
Als Ergebnis erhalten Sie eine Trefferliste mit den gesuchten Aktenordnern, deren Aktenzeichen mit 5 beginnen.
Sollten Sie als Ergebnis eine Trefferliste mit vielen Einträgen erhalten, so können Sie zusätzlich die Trefferliste filtern. Hierzu steht Ihnen im unteren Bereich der Trefferliste ein Feld zur Filterung zur Verfügung. In unserem Beispiel haben wir als Filter „DMS“ eingetragen. Sollte der Suchbegriff enthalten sein, werden die Einträge orange markiert und die Liste entsprechend auf die Ergebnisse reduziert:
2.1.2 Registersuche
Um eine Anfrage auf Register zu starten, doppelklicken Sie auf Vorgang in der Navigation oder Objektsuche:
Als Ergebnis erhalten Sie eine Trefferliste mit den gesuchten Registern, in deren Beschreibung KITA enthalten ist:
2.1.3 Dokumentsuche
Um eine Anfrage auf Dokumente zu starten, doppelklicken Sie auf Dokument in der Navigation oder Objektsuche :
Dokumente verfügen über viele Felder, die zur Anfrage verwendet werden können. Unter dem Reiter Stammdaten befinden sich alle Standardinformationen zum Dokument.
Der Reiter Brieferstellung beinhaltet Informationen, die zur Brieferstellung verwendet werden:
Der Reiter E-Mail beinhaltet Informationen, die bei der Ablage von E-Mails automatisch gefüllt werden:
Als Ergebnis Ihrer Suchanfrage erhalten Sie eine Trefferliste mit den gesuchten Dokumenten:
2.1.4 Kombinierte Suche
Es besteht die Möglichkeit, Suchanfragen zu kombinieren. Der Vorteil in dieser Art der Suche liegt darin, dass Sie Dokumente gezielter suchen können. Beispielsweise ist es möglich, zu einem bestimmten Aktenzeichen oder einem bestimmten Aktentitel ein Schreiben zu suchen. D.h. bei der Suche nach einem Dokument werden nur bestimmte Aktenordner berücksichtigt.
Wir gehen in diesem Beispiel davon aus, dass eine Einladung zur Baustellenbegehung der
Kindertagesstätte gesucht wird, die in einem Aktenordner abgelegt wurde, dessen Aktentitel irgendetwas mit Kindertagesstätte zu tun hat.
Wir klicken in der Navigation auf Akte und es öffnet sich eine Anfrage. Hier wird nun im Aktentitel
*Kindertagesstätte* eingetragen, wie im folgenden Bild zu sehen ist:
Im zweiten Schritt fügen wir zu dieser Anfragemaske auf Akten noch die Dokumentanfrage hinzu:
Ziehen Sie Dokument mit gedrückter, linker Maustaste aus der Navigation oder Objektsuche auf die geöffnete Anfragemaske Akte. Sobald ein Plus neben dem Mauszeiger erscheint, können Sie die Maustaste loslassen und die Anfragemaske Dokument verknüpft sich mit der Anfragemaske Akte.
Das Ergebnis liefert ein Word Dokument zu unserer Anfrage:
2.1.5 Weitere Beispiele für Suchanfragen
Bsp. 1:
Sie suchen nach Dokumenten, welche Frau Weber angelegt hat; wobei Sie die Suche auf solche Dokumente einschränken wollen, welche irgendwo im Dokumententitel den Begriff „Schulung“ beinhalten
Bsp. 2:
Sie suchen nach Dokumenten, welche Frau Weber im Zeitraum 01.06.19 bis 30.09.19 angelegt hat.
Hinweis: Bei der Abfrage von Zeiträumen im Feld Dokumentdatum, müssen die Datumswerte (von-bis) immer in folgender Form eingegeben werden: TT.MM.JJJJ-TT.MM.JJJJ
Da als Ergebnis jeder Suchanfrage immer eine neue Trefferliste ausgegeben wird, kann der Arbeitsbereich schnell unübersichtlich werden.
Wollen Sie alle Registerkarten auf einen Schlag schließen, rufen Sie oben, in der Menü-Leiste Register Ansicht auf. Hier finden Sie unter der Rubrik Fenster die betreffenden Buttons. Alternativ können Sie alle Fenster auch mit der Tastenkombination Strg + T schließen.
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